Tu hoja de cálculo tiene un error

Seguramente en más de una ocasión, alguna tabla que hiciste en tu hoja de cálculo mostró los resultados erróneos porque tu fórmula no abarcó el rango correcto o el gráfico que preparaste para tu presentación mostraba valores extremadamente altos porque tipeaste mal una cifra. Peor aún, quizás alguna vez te diste cuenta que pusiste un valor fijo (como el tipo de cambio) pensando que no iba a variar y ahora que ha subido no sabes como explicarle a tu jefe que las utilidades serán menores. 

Probablemente pienses que los errores en las hojas de cálculo los cometen otros y no tú. Lamentablemente, lo más probable es que esto no sea así. Se estima que el 5.2% de las celdas que contienen números o fórmulas en una hoja de cálculo tienen algún error. Esto implica que el 94% de hojas de cálculo tienen al menos un error.

Por supuesto que estos resultados hay que tomarlos con pinzas como los que provienen de cualquier estudio sobre un tema poco analizado. Además, no existe un consenso de qué es lo que puede calificarse como error en una hoja de cálculo. Por ejemplo, los errores ortográficos que se comenten en la elaboración de una tabla, ¿constituyen un error?. Para ti probablemente no pero, para tu jefe y tu cliente, sí. Este mismo tipo de discrepancia existe en los estudios que tratan de medir la incidencia de errores en hojas de cálculo.

Sin embargo, quizás los hallazgos más importantes sobre el tema sean los de Stephen Powell, Kenneth Baker y Barry Lawson del Darmouth College, tras revisar las hojas de cálculo recibidas de 5 organizaciones. Los investigadores encontraron que:

• Una organización tenía hojas de cálculo que parecían obras de arte.
• En el caso de dos organizaciones, existían errores por un valor superior a USD 10 millones, siendo el valor máximo de error encontrado de USD 110 millones.
• Dentro de los archivos de las organizaciones, existían hojas sin errores y otras con errores, lo cual indicaría que la propensión a cometer errores no está directamente asociada con las organizaciones sino con las personas.

La implicancia principal del estudio es que el entrenamiento en el manejo de las hojas de cálculo es una inversión que le podría evitar a las empresas cometer errores costosos. Para todos quienes usamos una hoja de cálculo ya sea para ordenar nuestras vidas como en el trabajo, los resultados de este estudio nos deberían llevar a revisar mejor nuestros archivos para que nuestros archivos terminen formando parte del 6% que no tiene errores.