Recupera el control de tu buzón de correo electrónico

¿Alguna vez has mirado la bandeja de entrada de tu email de trabajo, universidad o personal, y te has dicho “Esto es un desastre”? ¿Quieres recuperar el control de tu email, pero sientes que no tienes suficiente tiempo para contestarlo todo? Un email saturado puede sentirse como una emergencia, en especial cuando nos desconectamos un tiempo y regresamos para encontrarnos que hay más mensajes en la bandeja de entrada de los que somos capaces de manejar.

¿Qué podemos hacer en estos casos? Podemos ignorar el problema, pero esto no va a hacer que desaparezca. Según este artículo en FastCompany, la solución podría estar dada por aquellos profesionales que tratan emergencias de verdad (una bandeja de entrada saturada no es una de ellas) a través del proceso conocido como triaje. Este proceso consiste en priorizar a los pacientes de acuerdo con la severidad de su condición, con el objetivo de tratar a la mayor cantidad posible, tomando en cuenta que los recursos son insuficientes para tratarlos a todos inmediatamente. 

Entonces, ¿cómo podemos aplicar un triaje a nuestra bandeja de entrada y asegurar nuestra productividad y nuestra salud mental? El artículo mencionado señala cinco pasos que, si bien no llevan al famoso “inbox zero”, es decir una bandeja de entrada vacía, permiten recuperar el control del email y las tareas asociadas. Los pasos se entienden mejor si concebimos cada email en nuestra bandeja como una tarea a realizar.

1. Evalúa la situación. Como mencionamos, el objetivo de este proceso es recuperar el control de la bandeja de entrada, por lo que como paso inicial uno debe pensar en qué es lo que se debe solucionar primero. Es por ello que no deberías contestar lo primero que está en tu bandeja, aunque te sientas tentado a hacerlo. Elimina todo aquello que es claramente correo basura, y desplázate a lo largo de la lista de emails hasta que llegues al punto donde perdiste el control. En el proceso, obtendrás una idea de qué es lo que hay en tu bandeja.

2. Prioriza las tareas en donde puedas agregar valor. En un triaje de verdad, los especialistas priorizan a las personas cuyos resultados dependen de iniciar inmediatamente el tratamiento. De igual forma, una vez que hayas eliminado todo aquello que sea irrelevante y hayas evaluado el problema, comienza a leer las primeras líneas de los mensajes más recientes en cada tema (conversación, si usas Gmail o Google Apps). Marca aquellos que requieren tu atención inmediata, pero trata de no marcar demasiados. Si tu plataforma de email lo permite, puedes usar etiquetas además de marcas.

3. Programa el resto de tareas. Si tienes que responder un email, pero no deseas hacerlo inmediatamente, programa un tiempo para que lo hagas. Puedes apuntarlo en tu lista de pendientes para esta noche o para mañana. Dependiendo de la plataforma de email, incluso puedes postergar el envío de la respuesta, como lo permite Outlook.

4. Responde con lo necesario. En un triaje de verdad, los especialistas no pueden resolver todos los problemas. En lugar de ello, se enfocan en tratar problemas inmediatos y preparan a los pacientes para que puedan recibir tratamiento adicional en otro sitio. Del mismo modo, si recibes solicitudes para tener reuniones, solo agéndalas y deja ahí las respuestas. Luego puedes consultar los detalles cara a cara.

5. Mantente enfocado. Esta especie de triaje al email puede ayudar a recuperar el control de una situación, pero este control puede verse frustrado ante una avalancha de respuestas a tus respuestas. Es muy tentador zambullirse a la conversación, sin embargo espera a terminar antes tus tareas marcadas. Las tareas de alta prioridad que han estado en la cola por varios días son más importantes que las personas que han estado esperando solo unos minutos.